Heeft u weleens een time management training gevolgd? Hierin leert u hoe u de workload overziet en deze zo efficiënt mogelijk uitvoert. Eerlijk is eerlijk: ik heb ook zo’n training gevolgd en zeker nuttige tips gekregen.
Ik zag in dat mijn omgeving bepaalde welke werkzaamheden ik uitvoerde en wat prioriteit kreeg. Dat is waar de echte verandering kwam: ik nam de regie terug.
Dagelijkse gang van zaken
Een reguliere werkdag begint met small talk bij de koffieautomaat of een zakelijk telefoontje in de auto. Daarna stromen de mails en belletjes binnen. Het aantal mails, telefoongesprekken, socialmediaberichten en andere afleidingen is vaak zo groot dat er een keuze gemaakt moet worden: wat krijgt voorrang? Wat heeft prioriteit? Echte concentratie voor álle werkzaamheden tegelijk is immers onmogelijk.
Gestelde doelen niet halen en achter de feiten aanlopen werkt ongelooflijk frustrerend. Ik voldeed keer op keer niet aan mijn eigen verwachtingen. Op de korte termijn bluste ik brandjes, maar mijn eigen dromen en ambities voor de lange termijn maakte ik niet waar. Dit zijn de ingrediënten voor een burn-out. Gelukkig is het bij mij niet zover gekomen.
Herkenbaar?
Ik heb geleerd het einddoel voor ogen te houden. Stephen Covey beschrijft deze theorie in zijn boek De 7 eigenschappen van effectief leiderschap. Stel u eens voor dat u aanwezig bent op een begrafenis. Mensen vertellen verhalen, halen herinneringen op. Maar dan blijkt: u bent het zelf in die kist. Wat wilt u dat mensen over u vertellen?
Begin bij de basis. Wat vindt u echt belangrijk in uw leven? Wat zijn uw waarden? In onze prestatiemaatschappij rijdt de intercity van ons leven in een rap tempo door, alle kleine stations voorbij. De belangrijke vragen lijken soms ver af te staan van onze dagelijkse hectische omstandigheden. In een vakantieperiode hebben we pas tijd om te evalueren. Aan het eind van een jaar hebben we ineens goede voornemens. Maar zodra we weer aan het werk zijn, vallen we terug in de hectiek en blijven dromen alleen dat: dromen. Dit zorgt voor frustratie en vooral heel veel teleurstelling.
De ommekeer
Als u echt verandering wilt en uw prioriteiten op orde wilt hebben, bepaal dan eerst uw persoonlijke doelen en de stations waar u een tussenstop wilt maken.
Pak een vaas, kiezelsteentjes en wat ballen. Pingpongballen. Knikkers. Zolang het maar in de vaas past. Doe de ballen in de vaas tot de vaas volledig vol is. Is de vaas echt vol? Ja? Oké. Doe de kiezelsteentjes erbij.
Is de vaas nu vol? Ja. Loop naar buiten, pak wat zand en gooi dat ook in de vaas. De laatste open ruimtes worden gevuld.
Deze vaas weerspiegelt uw leven. De ballen zijn uw familie, persoonlijke relaties en uw gezondheid. Als er verder niets anders dan ballen in de vaas zou zitten, is uw leven nog steeds betekenisvol. De kiezels zijn andere belangrijke zaken als werk en studie. Het zand staat voor de kleinste zaken en materialistische bezittingen. Als we de vaas in omgekeerde volgorde zouden hebben gevuld (eerst het zand, daarna de kiezels en daarna pas de ballen), is er met al het zand en kiezels geen ruimte meer voor de ballen. Dit is een van de lessen die ik heb geleerd van Stephen Covey.
De opdracht
Heeft u nu even geen tijd om een vaas te vullen? Geen probleem. Pak pen en papier en maak een persoonlijk plan. Beantwoord voor uzelf de volgende vragen: wat zijn uw persoonlijke ballen? Wat zijn uw waarden en doelen in het leven? En wat zijn uw kiezels?
Met deze vragen maakt u een praktische vertaling voor het komende jaar. Wie wilt u zijn? Wat wilt u doen? Wat wilt u hebben? Wees hierin ambitieus, maar realistisch. Onrealistische doelen zorgen voor frustratie. Volgens Bill Gates overschatten mensen wat ze in één jaar kunnen doen en onderschatten ze wat ze in tien jaar kunnen doen. Waar staat u volgend jaar?
Heeft u de doelen voor ogen? Schrijf dan op wat uw eerste stappen zijn in het komende jaar om uw doelen te bereiken. Verdeel de hoofdactiviteiten in kwartalen en bepaal wat u per week moet doen om uw doelen per kwartaal te behalen. Zo focust u op de grote doelen, maar is er nog steeds tijd voor de onvoorziene taken die langskomen.
Hulp nodig?
U staat zelf aan het roer. U heeft de controle en bepaalt welke keuzes u maakt. Het leven is niet maakbaar, maar u kunt wel veel invloed uitoefenen op het verloop ervan. De titel van deze blog doet vermoeden dat ik het hier slechts heb over het indelen van sales- en marketingactiviteiten, maar dit zijn kleine kiezels die ook in de juiste volgorde moeten worden uitgevoerd. Het begint altijd bij de ballen. De grote zaken. Of dat nu op zakelijk vlak is, op uw eigen afdeling, bedrijfsbreed of in uw persoonlijke leven.
Next Novum helpt u het pad naar uw doel te bewandelen. Wij stellen weer scherp op uw doelen en vertalen dit naar activiteiten en praktische uitgangspunten. Wilt u ook weer de focus op de toekomst? Neem vrijblijvend contact met ons op.
